Modtagelsen af filer til produktion er ofte en ømt punkt for mange grafiske virksomheder. Der er ofte tidskrævende kommunikation involveret før man får forklaret kunden hvordan de kan sende deres filer. Ofte er der en bestemt person i salgsafdelingen, som modtager filerne på en mail eller måske via WeTransfer eller en lignende service.

Den videre arbejdsgang er så afhængig af, at vedkommende er til stede og har tid til at sende beskeden videre. Måske er der en aftale om, at modtageren skal kopiere filerne ud på en bestemt lokation på en server og herefter skal huske at give besked til en anden medarbejder om, at jobbet er modtaget.

Når og hvis den rette person i produktionen så får adgang til filerne, viser det sig måske at der mangler nogle oplysninger fra kunden om f.eks. antal, ønsket materiale, leveringstidspunkt eller andet. Dette medfører ofte et tilbageløb, hvor produktionmedarbejderen skal tilbage til sælgeren, der igen skal vende tilbage til kunden, og så starter det hele forfra.

Alle disse manuelle processer er tidskrævende. De udgør en stor risiko for at der bliver begået fejl eller forglemmelser. De kommer ofte til at udgøre en flaskehals i hele forløbet fra kundekontakt til færdig levering og i værste fald medfører det forsinket levering og en oplevelse af dårlig kundeservice.